Nebenkostenabrechnung [Schlussrechnung] erstellen: alles Wichtige für Vermieter

Als Vermieter einer Wohnung oder eines Hauses sind Sie dazu verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter auszustellen. Diese informiert über die tatsächlichen Kosten und ermöglicht, entweder eine Nachzahlung anzufordern oder eine Erstattung vorzunehmen. Einschränkung: Sollten Sie eine Pauschalzahlung vereinbart haben, die basierend auf den Kosten der vergangenen drei Jahre kalkuliert wurde, müssen Sie keine jährliche Nebenkostenabrechnung erstellen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Auch zulässige Nebenkosten dürfen nur dann abgerechnet werden, wenn diese einzeln im Mietvertrag aufgeschlüsselt sind. 
  • Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 6 Monaten nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Diese Abrechnungsperiode erstreckt sich für gewöhnlich vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.
  • Vermieter sind dazu berechtigt, eine Betreibung einzuleiten, falls die Mieter die Nebenkostenforderung nicht begleichen.
  • Kosten für Unterhalt, Anschaffungen und Reparaturen dürfen Sie ebenso wie Steuern und Versicherungsprämien für notwendige Gebäudeversicherungen NICHT als Nebenkosten abrechnen.
  • Strom wird für gewöhnlich direkt zwischen dem Stromanbieter und der Mietpartei abgerechnet - ist also nicht Teil der Nebenkosten gemäss Nebenkostenabrechnung.
  • Umlegbare Kosten für Modernisierungsmassnahmen werden nicht auf die Nebenkosten, sondern wenn überhaupt auf die Nettokaltmiete, den Nettomietzins, umgelegt.

Merkblatt des Mieterinnen- und Mieterverband: zulässige und unzulässige Nebenkosten

Welche Nebenkosten sind zulässig und welche nicht? Das Merkblatt des Schweizer Mieterinnen- und Mieterverbands informiert.

Schritt 1: Belege sammeln und Kosten kalkulieren

Im ersten Schritt sichten Sie sämtliche Belege über entstandene Kosten, um überhaupt die tatsächlichen Kosten ermitteln zu können. Trennen Sie an dieser Stelle Kosten, die Sie als Nebenkosten auf die Mieter umlegen dürfen und solche, die rein zu Ihren Lasten gehen.

Folgende Kosten sind umlagefähig:

  • Heizung / Warmwasser
  • Kaltwasser
  • Hauswart
  • Gartenpflege
  • Treppenhausreinigung
  • Strom für Allgemeinheit (z. B. Treppenhaus, Keller)
  • Kabel-/TV-Gebühren

Schritt 2: Anteilige Kosten berechnen

Berechnen Sie nun den Kostenanteil auf Basis des verwendeten Verteilungsschlüssels. Das ist vor allem dann notwendig, wenn es mehrere Mietparteien gibt und gewisse Kosten nicht “je Wohneinheit” nachvollziehbar sind - also eine individuelle Zuordnung nicht möglich ist.

Folgende Verteilungsschlüssel sind möglich:

  • Wohnfläche
  • Größe des Haushalts (Personenanzahl)
  • Anzahl der Wohneinheiten

Schritt 3: Erstellung der Abrechnung und Aushändigung an Mieter

Erstellen Sie nun die Nebenkostenabrechnung. Dafür können Sie einen entsprechenden Vordruck aus dem Netz verwenden und mit den individuellen Daten anpassen.

Über diese Punkte sollte die Abrechnungstabelle Aufschluss geben: 

  • Kostenart
  • Gesamtkosten
  • Gesamteinheiten
  • Art der Kostenverteilung (Verteilungsschlüssel)
  • Anteil und anteilige Kosten
NK

Schritt 4: Kosten erstatten oder anfordern

Innerhalb von 30 Tagen sollten Sie die Rückerstattung leisten. In der gleichen Frist haben auch die Mieter etwaige Nachforderungen zu begleichen. Nachfragen der Mieter sollten Sie selbstverständlich beantworten. Diese haben zudem das Recht, Einsicht in die Abrechnungen zu verlangen, falls sie der Meinung sind, dass die Abrechnung fehlerhaft ist oder Posten abgerechnet wurden, die nicht umlagefähig sind.

Schritt 5: Anpassung der Nebenkosten

Falls die Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten stark voneinander abweichen, empfiehlt sich eine rasche Anpassung der Vorauszahlungen. Wie hier vorzugehen ist, richtet sich danach, ob es sich um eine Akonto-Abrechnung oder pauschale Abrechnung handelt.

Bei der pauschalen Abrechnung können Sie als Vermieter einen neuen Pauschbetrag auf Basis der vergangenen drei Jahre berechnen und die Forderungen für die Vorauszahlungen erhöhen. Wichtig: Sie müssen natürlich lückenlos nachweisen können, dass die Kosten tatsächlich gestiegen sind.

Bei der üblicheren, weil transparenteren Abrechnungsmethode (Akonto-Abrechnung) unterbreiten Sie Ihren Mietern ein Angebot für die angepassten  Betriebskosten-Vorauszahlungen. Diese können freiwillig darauf eingehen. Letztlich zahlen sie ohnehin nur das, was sie tatsächlich verbraucht haben.

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Jasin Isik ist Gründer und Geschäftsführer der SuisseKasse GmbH, der Betreiberfirma von ratgeber-immo.ch. Zu den Geschäftsbereichen der Gesellschaft zählen neben der Immobilienberatung und -vermittlung auch Finanz-, Steuer-, Vorsorge und Versicherungsdienstleistungen. 

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